Gestión de Portafolio de Proyectos

Project Porfolio Management

Un portafolio (o cartera de proyectos) es una colección de proyectos o programas (proyectos relacionados) agrupados para facilitar una gestión más efectiva a fin de satisfacer los objetivos del plan estratégico de la organización (cliente, propietario o accionistas). La gestión del portafolio de proyectos es la gestión coordinada de sus componentes para lograr los objetivos específicos de la organización. Dicha gestión permite tomar decisiones que controlan o influencian la dirección del grupo de componentes (sub-portafolios, programas o proyectos) para lograr resultados específicos y concretos.

La gestión de la cartera busca identificar, seleccionar, priorizar, monitorear y reportar el aporte de los componentes y su alineamiento con los objetivos organizacionales. No se relaciona con la gestión de los componentes. El manejo adecuado de una cartera de proyectos representa para la organización una solución que permite maximizar el valor del negocio e incrementar o asegurar el retorno de la inversión (ROI). El enfoque de la gestión se centra en relacionar la estrategia del negocio con el valor del negocio, de modo tal que permite medir, gestionar y optimizar el rendimiento de una cartera de proyectos.

Existen ciertas condiciones que se supone son conocidas o tomadas en cuenta por la organización. Dicho marco de referencia no es mandatorio, pero su ocurrencia potencia el cumplimiento del plan estratégico respecto del Portafolio. El plan estratégico entrega las definiciones de metas y categorías, así como los criterios clave de desempeño y la definición de capacidades. Adicionalmente, se requiere tener actualizado los Roles y Responsabilidades de la organización, así como de la organización ejecutante.

Por su parte, los procesos de la gestión del portafolio sirven para identificar, analizar y cuantificar el valor que agregan los proyectos de forma regular, para priorizarlos, y para identificar cuales proyectos iniciar, re-priorizar o terminar. Existen dos grupos de procesos de la gestión del portafolio: el grupo de procesos de alineación, y el grupo de procesos de monitoreo y control. El primer grupo determina la forma en que los componentes se categorizarán, evaluarán y seleccionarán para integrarlos y gestionarlos mediante el portafolio. El según grupo, evalúa el desempeño de manera periódica  mediante indicadores. Verifica asimismo la alineación con los objetivos estratégicos.

Para monitorear el desempeño se utilizan herramientas de gestión como el tablero de mando del Portafolio (Portfolio Scorecard) que potencia la alineación estratégica y expone proyectos que tienen poco valor estratégico. La gestión del Portafolio se apoya en las métricas para evaluar, priorizar, seleccionar, monitorear y controlar los proyectos y programas en una cartera. Además, resulta fundamental realizar el monitoreo y control de los riesgos del portafolio, así como la revisión y el reporte del desempeño del portafolio, y el monitoreo de los cambios estratégicos del negocio.

 

La gestión efectiva busca asegurar que la organización cuenta con procesos de gestión del portafolio formales; que se siguen los procesos; que están incluidos todos los proyectos y programas relacionados en la cartera; que existe un proceso de priorización de los proyectos; que se emplean plantillas estándares; que cada proyecto es evaluado conforme a su complejidad, requerimiento de recursos, aporte al plan estratégico, riesgos y restricciones; que existen procesos para incorporar nuevos proyectos al portafolio; que está definido un umbral de tolerancia a los desvíos de la planificación; que los componentes del portafolio atienden la visión y los objetivos estratégicos; que se monitorea regularmente los proyectos; que los procesos se revisan regularmente para determinar si se requieren ajustes; para ver si se requieren actualizaciones a los recursos estimados; si el portafolio está balanceado de forma tal que optimice el valor agregado del negocio; que los riesgos de cada proyecto están evaluados previo a su inclusión en el portafolio; para verificar si los resultados de los proyectos son comparados versus su línea-base; determinar si las interdependencias entre los componentes del portafolio son conocidas y gestionadas.

 

La meta de la gestión del portafolio de proyectos es asegurar que la organización ejecutante “haga un trabajo correcto” en lugar de que “haga un correcto trabajo”.

 

Fuente: The Standard Portfolio Mgmt Second Ed, PMI©