Project Porfolio Management
Un portafolio (o
cartera de proyectos) es una colección de proyectos o programas (proyectos
relacionados) agrupados para facilitar una gestión más efectiva a fin de
satisfacer los objetivos del plan estratégico de la organización (cliente,
propietario o accionistas). La gestión del portafolio de proyectos es la
gestión coordinada de sus componentes para lograr los objetivos específicos de
la organización. Dicha gestión permite tomar decisiones que controlan o
influencian la dirección del grupo de componentes (sub-portafolios, programas o
proyectos) para lograr resultados específicos y concretos.
La gestión de la
cartera busca identificar, seleccionar, priorizar, monitorear y reportar el
aporte de los componentes y su alineamiento con los objetivos organizacionales.
No se relaciona con la gestión de los componentes. El manejo adecuado de una
cartera de proyectos representa para la organización una solución que permite
maximizar el valor del negocio e incrementar o asegurar el retorno de la
inversión (ROI). El enfoque de la gestión se centra en relacionar la estrategia
del negocio con el valor del negocio, de modo tal que permite medir, gestionar
y optimizar el rendimiento de una cartera de proyectos.
Existen ciertas
condiciones que se supone son conocidas o tomadas en cuenta por la organización.
Dicho marco de referencia no es mandatorio, pero su ocurrencia potencia el
cumplimiento del plan estratégico respecto del Portafolio. El plan estratégico
entrega las definiciones de metas y categorías, así como los criterios clave de
desempeño y la definición de capacidades. Adicionalmente, se requiere tener
actualizado los Roles y Responsabilidades de la organización, así como de la
organización ejecutante.
Por su parte, los
procesos de la gestión del portafolio sirven para identificar, analizar y
cuantificar el valor que agregan los proyectos de forma regular, para
priorizarlos, y para identificar cuales proyectos iniciar, re-priorizar o
terminar. Existen dos grupos de procesos de la gestión del portafolio: el grupo
de procesos de alineación, y el grupo de procesos de monitoreo y control. El
primer grupo determina la forma en que los componentes se categorizarán,
evaluarán y seleccionarán para integrarlos y gestionarlos mediante el
portafolio. El según grupo, evalúa el desempeño de manera periódica mediante indicadores. Verifica asimismo la
alineación con los objetivos estratégicos.
Para monitorear el
desempeño se utilizan herramientas de gestión como el tablero de mando del
Portafolio (Portfolio Scorecard) que potencia la alineación estratégica y
expone proyectos que tienen poco valor estratégico. La gestión del Portafolio
se apoya en las métricas para evaluar, priorizar, seleccionar, monitorear y
controlar los proyectos y programas en una cartera. Además, resulta fundamental
realizar el monitoreo y control de los riesgos del portafolio, así como la
revisión y el reporte del desempeño del portafolio, y el monitoreo de los
cambios estratégicos del negocio.
La gestión efectiva busca
asegurar que la organización cuenta con procesos de gestión del portafolio formales;
que se siguen los procesos; que están incluidos todos los proyectos y programas
relacionados en la cartera; que existe un proceso de priorización de los
proyectos; que se emplean plantillas estándares; que cada proyecto es evaluado
conforme a su complejidad, requerimiento de recursos, aporte al plan
estratégico, riesgos y restricciones; que existen procesos para incorporar
nuevos proyectos al portafolio; que está definido un umbral de tolerancia a los
desvíos de la planificación; que los componentes del portafolio atienden la
visión y los objetivos estratégicos; que se monitorea regularmente los
proyectos; que los procesos se revisan regularmente para determinar si se
requieren ajustes; para ver si se requieren actualizaciones a los recursos
estimados; si el portafolio está balanceado de forma tal que optimice el valor
agregado del negocio; que los riesgos de cada proyecto están evaluados previo a
su inclusión en el portafolio; para verificar si los resultados de los
proyectos son comparados versus su línea-base; determinar si las
interdependencias entre los componentes del portafolio son conocidas y
gestionadas.
La meta de la gestión del portafolio de proyectos es asegurar que la organización ejecutante “haga un trabajo correcto” en lugar de que “haga un correcto trabajo”.
Fuente: The Standard Portfolio Mgmt Second Ed, PMI©
5 comentarios:
Es bueno leer artículos como los expuestos en este blog, me han sido de mucha ayuda y son de fácil entendimiento. Gracias por este gran aporte.
Muchas gracias, me ha servido de mucha utilidad este articulo, son unos genios :)
Recomiendo esta serie de videos en el canal de youtube de CertCampus que podrán ser de interes y explican partes del PMBok y la PMO: https://www.youtube.com/channel/UCcEdlLVar18-j6Ysogd_r_w
Muchas gracias por compartir. Me ha servido. Saludos.
Interesante entrada, ya que es un concepto que suele generar confusión. En el siguiente enlace puede verse la relación entre el porfolio, los proyectos y los programas. Espero que aporte más conocimientos sobre este tema.
http://www.recursosenprojectmanagement.com/proyecto-programa-porfolio/
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