La mayoría de las empresas que participan en licitaciones públicas o privadas se ven enfrentadas a la dura competencia de tener que demostrar a su futuro cliente que entre todos los oferentes, ellas son capaces de brindar el mejor servicio posible junto al precio más competitivo del mercado.
La capacidad técnica para ejecutar un servicio viene dada por los conocimientos teóricos y la experiencia y habilidades profesionales del equipo del proyecto, sumado a la implementación de procesos de planificación, ejecución y control del proyecto que se llevará a cabo. El precio más competitivo del mercado por su parte, se logra preparando, estudiando y desarrollando los procesos propios del estudio de las partidas del presupuesto, para las cuales se debe conocer y/o estimar con un alto grado de detalle los precios unitarios, junto a las cantidades de obras y/o servicios de cada uno de ellos.Los precios unitarios por su parte se construyen sobre la base de conocimiento de rendimientos de materiales, equipos, recursos humanos y herramientas. Aquí resulta esencial contar con la retroalimentación que entregan las lecciones aprendidas. Por su parte, las cantidades de obras se extraen de los planos y documentos técnicos del proyecto, donde el proceso de obtención de dicha información se denomina cubicar.
¿Por qué son tan importantes las cubicaciones de un proyecto? Porque en función de ellas podemos obtener el/los precio/s del servicio; realizando el producto de las cantidades por el precio unitario de cada uno de ellos. Si las cantidades de obras estimadas son mayores a las cantidades reales, el precio ofertado será mayor y lo más probable es que dicha oferta no resulte la más competitiva de la licitación y todo el esfuerzo y costo del estudio se pierda. Por el contrario, si las cantidades son menores lo más probable será que nuestro precio resulte atractivo y ganador, pero al realizar el proyecto sufriremos las consecuencias de la falta de recursos monetarios para ejecutar el proyecto. En ambos casos la empresa licitante se verá perjudicada.
¿Qué puede hacer la empresa entonces para asegurarse que cuenta con cubicaciones precisas? La organización tiene dos alternativas: realizar los cálculos en forma interna con personal propio, o subcontratar los servicios con un tercero. La empresa deberá determinar en función de su estructura organizacional, capacidad técnica, disponibilidad de recursos y de tiempo si opta por realizar directamente los cálculos, o contrata los servicios de una empresa especializada.
Internamente buscaremos determinar si: ¿Cuenta nuestra empresa con un departamento de estudio de ofertas?¿Tiene personal disponible? ¿Cuentan con las competencias adecuadas? ¿Disponen de los recursos y/o licencias de software suficientes? ¿Podrán atender el requerimiento dentro de los exigentes plazos de la licitación? ¿Cuánto costará internamente satisfacer dicho servicio? ¿Las cubicaciones aportan valor a nuestro negocio, o sólo son un input necesario?
Al optar por contratar externamente, necesitaremos verificar si: ¿La empresa externa tiene la experiencia suficiente? ¿Brinda garantías de seriedad y de calidad? ¿Podrá cumplir con los plazos requeridos? ¿Entregan respaldos de las cubicaciones? ¿Cuánto cuesta el servicio externo?
Estas son algunas de las interrogantes que debemos responder y evaluar al momento de optar por una u otra alternativa. La tendencia actual de las empresas chilenas es optar por tercerizar el servicio para enfocarse en su “core business”. En España en tanto, se estima que más de la mitad de los servicios de cubicaciones se dejan en manos de empresas especializadas. La decisión dependerá del grado de madurez organizacional y del análisis y evaluación de ambas alternativas.
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