Oficina Técnica de Proyectos

¿A qué se refieren con “oficina técnica”?

¿Qué objetivo tiene implementar una “oficina técnica” en un proyecto de construcción?

¿Servirá para algo más que monitorear el cronograma de la obra y respaldar y presentar los estados de pago a fin de mes?  

Son algunas preguntas que surgen en los cursos y talleres de dirección de proyectos que hemos dictado, y que trataremos de responder a continuación.

Objetivo de un proyecto de Construcción

El objetivo general de un proyecto de construcción es diseñar, adquirir y transportar equipos y materiales, construir obras, habilitar sus espacios físicos, instalar y poner en servicio equipos y sistemas, cumpliendo con el alcance, calidad, seguridad y plazos definidos en el contrato suscrito entre un mandante o cliente y una empresa contratista.

El mandante espera que el proyecto se termine en tiempo y forma: dentro del plazo y que cumpla con la calidad esperada.

Desde el punto de vista de la empresa contratista, el cumplimiento del objetivo pasa además por obtener el certificado de recepción provisional de la obra dentro del plazo, cumplir con el flujo de caja previsto e idealmente mejorar las utilidades del proyecto.

No resulta trivial un proyecto de construcción; se requiere coordinar esfuerzos y recursos para llevar a cabo el emprendimiento. Para ello resulta necesario implementar dentro de la organización de contratista, y normalmente en terreno, un departamento que de soporte, asistencia y respaldo a la gerencia del proyecto. Dicho departamento se denomina oficina técnica de planificación y control, o simplemente oficina técnica.  

Objetivo de una Oficina Técnica

La Oficina Técnica de Planificación y Control, como su nombre lo indica, es el ente encargado de:

·   Concentrar, organizar y distribuir los antecedentes y documentos del proyecto, tales como contratos, correspondencia, formularios, protocolos, minutas, libro de obras y requerimientos de información

·   Desarrollar el plan de trabajo, incluyendo los planes de riesgo, costo, recursos y plazos

·   Hacer seguimiento y control de los suministros y obras, como el plan de trabajo, cronograma y recursos

·   Cubicar y estimar las cantidades de obras y suministros

·   Desarrollar procesos y procedimientos de trabajo

·   Anticipar, evaluar, valorizar, informar e implementar ordenes de cambio 

·   Llevar registro de las lecciones aprendidas, aciertos y errores

·   Emitir y distribuir cronogramas actualizados, informes diarios, semanales y mensuales

·   Emitir y gestionar estados de pago y sus respaldos, flujos de caja y proyecciones

·   Hacer seguimiento de métricas clave y evaluación de procesos y rendimiento

Es importante destacar que no basta enfocarse en los aspectos técnicos y operativos del proyecto. La gestión de riesgo no pasa solamente por asegurarse que el personal directo tenga y utilice sus implementos de trabajo y cumpla con los estándares básicos de seguridad y prevención de riesgos. No se trata solo de velar por la seguridad y salud ocupacional del equipo de trabajo.

Riesgos del proyecto de construcción

Normalmente se considera los riesgos de un proyecto como algo negativo, olvidando o ignorando que además pueden ser fuente de oportunidades.

La definición de “riesgo” se refiere a un evento o condición incierta que, en caso de que ocurra, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto: tiempo, costo, alcance o calidad (PMBOK).

Los “riesgos” que enfrenta un proyecto de construcción -considerando aquí solo los aspectos negativos del riesgo- dicen relación con, por ejemplo:

·   Falta de revisión exhaustiva del contrato y sus alcances, previo a su firma

·   Falta de planificación del proyecto, obras, suministros y recursos y personal clave

·  Carencia de identificación de interesados claves, sus requerimientos de información y de comunicación

·   Retrasos en la provisión y despacho de materiales y suministros

·   Cambios en el entorno político y económico, normas y estándares de la industria

· Desarrollo del cronograma de obra “solo” con el fin de cumplir con las exigencias contractuales, sin considerar la opinión y juicio de los supervisores y/o capataces

·   Carencia de seguros por variaciones cambiarias, huelgas y eventos climáticos

·   Falta de experiencia del gerente y profesionales clave

·    Manejo deficiente de las “ordenes de cambio”, falta de trazabilidad y respaldos

Previo al inicio de un proyecto de construcción, el equipo responsable liderado por el gerente del proyecto debe estudiar el proyecto, planes, cronogramas, costos, flujos de caja y recursos, para confirmar las variables de alcance, costo y plazo acordadas se pueden cumplir, o en su defecto alertar tempranamente a la alta gerencia de riesgos o problemas.

Así, el equipo que conforma la oficina técnica se enfoca en obtener la información que permite monitorear y controlar el proyecto hasta su éxito.